Zarządzenie Nr 19/06/2023 Rektora AEH z dnia 26 czerwca 2023 roku w sprawie procedury realizacji grantów współfinansowanych ze środków zewnętrznych.

1. Niniejsze zarządzenie ma na celu zapewnienie poprawności dysponowania środkami publicznymi na badania naukowe, usprawnienie obiegu dokumentów oraz szybką identyfikację kosztów przypisanych do zadań realizowanych w ramach grantów badawczych. 

2. Każdy pracownik badawczo-dydaktyczny (dalej „Wnioskodawca”), który planuje złożyć wniosek grantowy, przesyła informację o swoim zamiarze na adres e-mail: granty@vizja.pl w przedmiocie po ogłoszeniu konkursu lub podjęciu takiego zamiaru. Wzór informacji stanowi Załącznik nr 1do  niniejszego zarządzenia. 

3. Rektor wraz z Prorektorem ds. nauki dokonują oceny wstępnej projektu wniosku o grant i wydają decyzję (pozytywną lub negatywną) w przedmiocie jego złożenia. 

4. Specjalista ds. rozliczeń grantów prowadzi rejestr złożonych wniosków grantowych. 

5. Wnioskodawca, który uzyskał decyzję pozytywną w przedmiocie złożenia wniosku grantowego, przesyła gotowy do złożenia wniosek na adres e-mail: granty@vizja.pl w  terminie nie krótszym niż 7 dni roboczych przed upływem terminu zamknięcia naboru wniosków do udziału w konkursie. 

6. Po pozytywnym zatwierdzeniu wniosku grantowego, Prorektor ds. nauki podpisuje wniosek i składa do instytucji finansującej (poprzez ePUAP) i/lub odsyła go Wnioskodawcy do złożenia. 

7. W przypadku uzyskania finansowania grantu, Wnioskodawca jest zobowiązany przedłożyć umowę (przez siebie podpisaną, o ile jest to wymagane) z instytucją finansującą, Prorektorowi ds. nauki, nie później niż 7 dni roboczych przed upływem terminu do jej złożenia w instytucji finansującej. 

8. Oryginał podpisanej umowy o finansowanie grantu z instytucją finansującą wraz z wnioskiem grantowym, Kierownik grantu przekazuje w wersji papierowej do Działu księgowości (pokój nr 610, p. VI) oraz Działu kadr i płac (pokój nr 608, p. VI ) lub w wersji elektronicznej na adres e-mail: ksiegowosc@vizja.pl oraz kadry@vizja.pl w ciągu 3 dni roboczych od dnia jej podpisania. 

9. Za merytoryczną realizację zadań oraz racjonalne, gospodarne i zgodne z kosztorysem i umową, wykorzystanie przyznanych środków i bieżącą analizę wydatków odpowiada Kierownik grantu. 

10. Nadzór nad realizacją grantu, w tym monitorowanie postępów, prawidłowego wydatkowania środków, sprawuje Kierownik grantu. 

11. Kierownik grantu zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich obowiązków wynikających z podpisanej umowy grantowej, w szczególności do składania sprawozdań do instytucji finansującej w formie i terminach określonych w umowie na przyznanie grantu. 

12. Kierownik grantu ponosi wydatki zgodnie z zatwierdzonym kosztorysem oraz zgodnie z informacją ogólną dotyczącą przeprowadzania Zapytania ofertowego. Informacja ogólna stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 

13. Kierownik grantu/projektu przygotowuje i przeprowadza Zapytanie ofertowe zgodnie z treścią Załącznika nr 2, nie naruszając warunków uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także preferowania określonego wykonawcy. Kierownik grantu/projektu kompletuje dokumentację powstałą w wyniku prowadzonego postępowania (treść zapytania ofertowego, udokumentowanie upublicznienia zapytania, złożone oferty itp.), następnie dokonuje oceny ofert, wyłania wykonawcę, przygotowuje protokół z oceny ofert oraz upublicznia wynik postępowania. 

14. Oryginały dokumentacji powstałej w wyniku opublikowania Zapytania ofertowego w ramach grantów, tj. zapytania ofertowe wraz z całą dokumentacją, wzór opublikowanego zapytania ofertowego, złożone oferty, protokół z oceny ofert i inne dokumenty, które powstały w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego, Kierownik grantu przekazuje do Specjalisty ds. rozliczeń grantów (pokój nr 615, p. VI). 15. Kierownik grantu zawiera umowę (o współpracy/zlecenia) z podwykonawcą/zleceniobiorcą zewnętrznym na realizację poszczególnych zadań grantowych i przekazuje ją do pokoju nr 615, p. VI w ciągu 3 dni roboczych licząc od momentu podpisania.

15. Kierownik grantu zawiera umowę (o współpracy/zlecenia) z podwykonawcą/zleceniobiorcą zewnętrznym na realizację poszczególnych zadań grantowych i przekazuje ją do pokoju nr 615, p. VI w ciągu 3 dni roboczych licząc od momentu podpisania.
    
    
16. Prawidłowe wykonanie umowy, o której powyżej, potwierdzane jest podpisanym przez Kierownika grantu oraz Wykonawcę protokołem zdawczo-odbiorczym, stanowiącym podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury/rachunku.
    
    
17. Kierownik grantu przekazuje protokół zdawczo-odbiorczy oraz prawidłowo wystawioną fakturę/rachunek za wykonanie działań w grancie wraz z opisem księgowym w terminie 3 dni roboczych licząc od dnia otrzymania faktury/rachunku do Specjalisty ds. rozliczeń grantów (pokój nr 615, p. VI). Faktura/rachunek musi być zatwierdzona przez Kierownika grantu opisem „Sprawdzono pod względem merytorycznym (data i podpis)”. Wzór opisu dokumentu księgowego stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
    
    
18. W przypadku błędnie wystawionej faktury/rachunku, Kierownik grantu po wezwaniu przez pracownika Uczelni zwraca się do Wykonawcy o przesłanie poprawnie wystawionej faktury/rachunku.
    
    
19. Dane do faktury: Akademia Ekonomiczno-Humanistyczna w Warszawie, ul. Okopowa 59, 01-043 Warszawa, NIP PL525-22-08-719.
    
    
20. Osobą do kontaktu w sprawie realizacji grantów ze strony uczelni jest Specjalista ds. rozliczeń grantów (e-mail: granty@vizja.pl, pokój nr 615, p. VI)

§ 2.

      Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.